E-Rechnung Software Vergleich 2027 Die 5 besten Tools für die Pflicht
Ab dem 1. Januar 2027 reicht die PDF-Rechnung per E-Mail für viele Unternehmen nicht mehr aus. Wir vergleichen die wichtigsten Programme für XRechnung und ZUGFeRD — mit aktuellen Preisen, Gratis-Optionen und klaren Empfehlungen für Selbstständige, kleine Firmen und Online-Händler.
Die E-Rechnungspflicht ist keine ferne Zukunft mehr. Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Jetzt folgt die zweite Stufe: Wer im Jahr 2026 mehr als 800.000 € Umsatz gemacht hat, muss ab dem 1. Januar 2027 im B2B-Geschäft selbst E-Rechnungen ausstellen. Ab 2028 gilt das für fast alle Unternehmen.
Die gute Nachricht: Mit der richtigen E-Rechnung Software ist die Umstellung in einem Nachmittag erledigt. In diesem Vergleich zeigen wir, welche Tools XRechnung und ZUGFeRD sauber beherrschen, was sie kosten und für wen sich welches Programm lohnt.
- ✅Seit 01.01.2025 — alle Unternehmen (B2B): E-Rechnungen empfangen und GoBD-konform archivieren können.
- 🔴Ab 01.01.2027 — Umsatz 2026 über 800.000 €: E-Rechnungen ausstellen für Inlandsumsätze an andere Unternehmen.
- 🟡Bis 31.12.2027 — Umsatz 2026 bis 800.000 €: Übergangsfrist, Papier oder PDF noch erlaubt (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers).
- 🔴Ab 01.01.2028 — alle Unternehmen (B2B): Ausstellungspflicht für alle, die Übergangsfristen enden.
| Software | Rechnungen ab | Gratis-Option | XRechnung / ZUGFeRD | E-Rechnung empfangen | Beste für |
|---|---|---|---|---|---|
| Lexware Office 🏆 | 12,90 €/Mon. (M) | 30 Tage Test | ✅ Ja, alle Tarife | ✅ Alle Tarife | Kleine Unternehmen |
| sevdesk | 9,90 €/Mon.* | ✅ 3 Rechnungen/Mon. | ✅ Ja, auch gratis | ⚠️ Ab Buchhaltung | Selbstständige |
| WISO MeinBüro | 10,90 €/Mon. | 14 Tage Test | ✅ Ja, alle Tarife | ✅ Alle Tarife | Gründer |
| easybill | 9 €/Mon.* | ✅ 50 Belege/Mon. | ✅ Ja | ✅ Bezahltarife | Online-Händler |
| Papierkram | 12,90 €/Mon.* | ⚠️ Free ohne XRechnung | ✅ Ab Tarif S | ✅ Ja | Freelancer |
Alle Preise netto pro Monat, Stand Oktober 2026. * bei jährlicher Zahlung. Viele Anbieter haben gerade Aktionsrabatte — die aktuellen Preise findest du direkt beim Anbieter.
Lexware Office
Lexware Office ist für die meisten kleinen Unternehmen die sicherste Wahl. Der Grund: Schon im günstigsten Tarif kannst du E-Rechnungen im Format ZUGFeRD und XRechnung erstellen, versenden und eingehende E-Rechnungen als strukturierte Daten nach EN 16931 einlesen. Du musst also nicht erst den teuersten Plan buchen, um gesetzeskonform zu sein.
Für das klassische Rechnungsschreiben mit Angeboten und Mahnungen brauchst du den Tarif M für 12,90 € im Monat. Wer zusätzlich Buchhaltung, EÜR und Umsatzsteuer-Voranmeldung will, nimmt Tarif L. Alle Tarife sind monatlich kündbar, und die 30-tägige Testphase enthält alle Funktionen.
- 🧾XRechnung & ZUGFeRD in allen Tarifen — kein Upgrade nötig für die Pflicht
- 📥E-Rechnungen empfangen und auslesen — Daten landen direkt in der Belegerfassung
- 🏦Starker Bankabgleich — Zahlungen werden Rechnungen automatisch zugeordnet
- 🔗Viele Schnittstellen — u. a. zu Online-Shops, CRM- und Projekt-Tools
✅ Stärken
- E-Rechnung schon im kleinsten Tarif
- Lange Testphase (30 Tage)
- Monatlich kündbar
- Sehr einfache Bedienung
❌ Schwächen
- Kein dauerhaft kostenloser Tarif
- Rechnungen mit Mahnwesen erst ab Tarif M
- Volle Buchhaltung erst ab 21,90 €
sevdesk
sevdesk ist die beste Wahl, wenn du nur wenige Rechnungen schreibst oder erst einmal testen willst. Der kostenlose Tarif erlaubt 3 Rechnungen bzw. E-Rechnungen pro Monat — inklusive ZUGFeRD und XRechnung, ohne Kreditkarte. Für viele Kleinunternehmer und nebenberuflich Selbstständige reicht das schon.
Ab dem Tarif „Rechnung“ schreibst du unbegrenzt E-Rechnungen. Der reguläre Preis liegt bei 9,90 € im Monat bei jährlicher Zahlung, sevdesk bietet aber häufig hohe Rabatte an. Achtung: Eingehende E-Rechnungen automatisch erfassen kannst du laut Preisseite erst in den Buchhaltungs-Tarifen. Mehr Details findest du in unserem sevdesk Erfahrungsbericht.
- 🆓3 E-Rechnungen pro Monat gratis — dauerhaft, ohne Kreditkarte
- ♾️Unbegrenzt E-Rechnungen ab dem Tarif „Rechnung“
- 📊Buchhaltung inklusive in den höheren Tarifen, inkl. DATEV-Export
✅ Stärken
- Echter Gratis-Tarif mit E-Rechnung
- Günstiger Einstieg
- Häufige Rabattaktionen
❌ Schwächen
- Empfang von E-Rechnungen erst ab Buchhaltung
- Preise wechseln oft durch Aktionen
WISO MeinBüro
WISO MeinBüro bietet E-Rechnungen in allen vier Tarifen an — sowohl das Erstellen von XRechnung und ZUGFeRD als auch den Empfang über das Belegarchiv. Der Einstiegstarif „Rechnungen & Angebote“ kostet 10,90 € im Monat, ist aber auf 25.000 € Jahresumsatz begrenzt.
Für Gründer gibt es einen echten Vorteil: Wer sein Gewerbe oder seine Freiberuflichkeit in den letzten sechs Monaten angemeldet hat, zahlt im ersten Jahr nur die Hälfte. Praktisch ist außerdem die Verbindung zu WISO Steuer.
✅ Stärken
- E-Rechnung in jedem Tarif
- Gründer-Rabatt 50 % im 1. Jahr
- Passt zu WISO Steuer
❌ Schwächen
- Einstiegstarif nur bis 25.000 € Umsatz
- Jährliche Zahlung
easybill
easybill ist stark, wenn deine Rechnungen aus einem Online-Shop oder Marktplatz kommen. Das Tool bietet viele Anbindungen an Shopsysteme und schreibt Rechnungen automatisch. Der kostenlose Tarif enthält 50 Belege pro Monat inklusive E-Rechnung, aber nur 3 Kontakte — für Händler mit wenigen Geschäftskunden kann das trotzdem reichen.
In allen Bezahltarifen kannst du E-Rechnungen erstellen und im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format empfangen. Der Tarif Starter kostet 9 € im Monat bei jährlicher Zahlung. Mehr Belege kosten über die Flex-Option 0,29 € pro Stück. Passende Shopsysteme vergleichen wir im Shopsystem-Vergleich.
✅ Stärken
- Viele Shop- und Marktplatz-Anbindungen
- Großzügiger Free-Tarif (50 Belege)
- Skaliert bis 200.000 Belege
❌ Schwächen
- Free-Tarif nur 3 Kontakte
- Keine eigene Buchhaltung
- Testphase nur 7 Tage
Papierkram
Papierkram ist ideal für Freelancer und Agenturen, die nach Stunden abrechnen. Die integrierte Zeiterfassung wird direkt zur Rechnung. XRechnung und ZUGFeRD gibt es ab dem Tarif S für 12,90 € im Monat (jährliche Zahlung), der Empfang von E-Rechnungen ist laut Anbieter in allen Tarifen möglich.
Der Free-Tarif eignet sich zum Ausprobieren, erstellt aber kein XRechnung- oder ZUGFeRD-Format. Wer viel Projektarbeit hat, sollte auch unseren Vergleich zu Projektmanagement mit Zeiterfassung ansehen.
✅ Stärken
- Zeiterfassung direkt zur Rechnung
- Buchhaltung inklusive
- Monatlich oder jährlich kündbar
❌ Schwächen
- XRechnung nicht im Free-Tarif
- Teurer als sevdesk und Lexware
Beide Formate erfüllen die Pflicht, solange sie der Norm EN 16931 entsprechen. Der Unterschied liegt im Aufbau:
- 🧩XRechnung — eine reine XML-Datei. Für Menschen ohne Viewer nicht lesbar, dafür bei Behörden (B2G) Standard.
- 📄ZUGFeRD — ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Sieht aus wie eine normale Rechnung und ist gleichzeitig maschinenlesbar. Für B2B meist die bequemste Lösung.
- 1️⃣Umsatz 2026 prüfen — über 800.000 €? Dann musst du ab 01.01.2027 E-Rechnungen ausstellen.
- 2️⃣Software wählen — ein Tool, das XRechnung und ZUGFeRD erstellt und eingehende E-Rechnungen lesen kann.
- 3️⃣Stammdaten pflegen — USt-IdNr., Bankdaten und bei Behörden die Leitweg-ID der Kunden.
- 4️⃣Empfang organisieren — eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen und GoBD-konforme Archivierung für 8 Jahre (Original-XML aufbewahren).
- 5️⃣Kunden informieren — kurz Bescheid geben, dass Rechnungen künftig als E-Rechnung kommen, und einen Testversand machen.
Jetzt für die E-Rechnungspflicht bereit machen
Alle Tools lassen sich kostenlos testen — so findest du vor dem 1. Januar 2027 die passende Lösung.
Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Für deinen Einzelfall wende dich an deine Steuerberatung. Preise und Funktionen: Stand Oktober 2026, laut den Preisseiten der Anbieter.
