XRechnung kostenlos erstellen 5 Wege ohne teure Software
Du musst eine XRechnung schicken, willst aber kein Abo abschließen? Hier sind die kostenlosen Möglichkeiten — vom Gratis-Tarif bis zum Portal für Behörden-Rechnungen — und wann sich doch ein günstiges Programm lohnt.
Seit der E-Rechnungspflicht fragen sich viele Selbstständige: Wie erstelle ich eine XRechnung, ohne Geld auszugeben? Die gute Nachricht: Es gibt mehrere kostenlose Wege. Die weniger gute: Jeder davon hat Grenzen — bei der Anzahl der Rechnungen, bei den Kontakten oder beim Empfänger.
In diesem Ratgeber zeigen wir dir alle seriösen Gratis-Optionen und worauf du achten musst, damit deine Rechnung wirklich als E-Rechnung gilt. Einen Überblick über alle Programme findest du in unserem großen E-Rechnung Software Vergleich.
| Lösung | Kosten | Grenze | Formate | Gut für |
|---|---|---|---|---|
| sevdesk Free 🏆 | 0 € | 3 Rechnungen / Monat | XRechnung + ZUGFeRD | Wenige Rechnungen |
| easybill Free | 0 € | 50 Belege, 3 Kontakte | E-Rechnung inkl. | Wenige Stammkunden |
| ZRE / OZG-RE Portal | 0 € | Nur an Bundesbehörden | XRechnung (Webformular) | Behörden-Aufträge |
| Testphasen | 0 € | 7–30 Tage | XRechnung + ZUGFeRD | Einmalige Rechnung |
| Günstiger Tarif | ab ca. 9 €/Monat | Unbegrenzt | XRechnung + ZUGFeRD | Regelmäßige Rechnungen |
Stand Oktober 2026, laut Preisseiten der Anbieter.
Der kostenlose Tarif von sevdesk ist für Gelegenheitsrechnungen die einfachste Lösung. Du kannst 3 Rechnungen bzw. E-Rechnungen pro Monat schreiben, im Format XRechnung oder ZUGFeRD, dauerhaft und ohne Kreditkarte. Kontakte und Produkte sind unbegrenzt. Wer mehr braucht, wechselt in den Tarif „Rechnung“ (regulär 9,90 € im Monat bei jährlicher Zahlung). Mehr dazu in unseren sevdesk Erfahrungen.
easybill erlaubt im Free-Tarif 50 Belege pro Monat inklusive E-Rechnung. Der Haken: Du kannst nur 3 Kontakte anlegen. Für jemanden, der jeden Monat dieselben wenigen Geschäftskunden abrechnet, ist das trotzdem ideal. Nach der 7-tägigen Testphase wechselt dein Konto automatisch in den Free-Tarif, wenn du nichts buchst.
Schreibst du eine Rechnung an eine Bundesbehörde, brauchst du gar keine Software. Über die Rechnungseingangsplattformen des Bundes (ZRE bzw. OZG-RE) kannst du nach einer Registrierung eine XRechnung direkt im Browser per Webformular erfassen. Alternativ gehen Upload, E-Mail und Peppol. Wichtig: Du brauchst die Leitweg-ID deines Auftraggebers — die bekommst du von der Behörde.
Brauchst du nur einmal eine XRechnung, z. B. weil ein Großkunde darauf besteht, reicht oft eine Testphase: Lexware Office bietet 30 Tage mit allen Funktionen, WISO MeinBüro 14 Tage ohne Zahlungsdaten, easybill 7 Tage. Achte darauf, dass du die Rechnung vor Ende der Testphase exportierst und archivierst.
Ab etwa 4–5 Rechnungen pro Monat werden Gratis-Lösungen unpraktisch. Ein Rechnungsprogramm für rund 9–13 € im Monat bringt dann echte Vorteile: Nummernkreise, Mahnungen, Zahlungsabgleich und vor allem eine saubere Archivierung. Die Kosten sind als Betriebsausgabe absetzbar.
- 1️⃣Pflichtangaben vollständig — Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Datum, Leistung, Netto, Steuersatz, Steuerbetrag.
- 2️⃣Leitweg-ID bei Behörden — ohne sie wird die Rechnung abgelehnt.
- 3️⃣Bankverbindung angeben — die XRechnung hat dafür eigene Felder.
- 4️⃣XML nicht verändern — die Datei wird so versendet, wie das Programm sie erzeugt.
- 5️⃣Original archivieren — die XML-Datei 8 Jahre unverändert aufbewahren. Mehr dazu: E-Rechnung empfangen & archivieren.
Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Angaben laut Anbietern, Stand Oktober 2026.
