Wer sich mit der E-Rechnung beschäftigt, stößt sofort auf zwei Begriffe: XRechnung und ZUGFeRD. Beide sind in Deutschland erlaubt, solange sie der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Trotzdem gibt es wichtige Unterschiede — vor allem, wenn du Rechnungen an Behörden schickst oder deine Kunden noch keine passende Software haben.

Die XRechnung ist der deutsche Standard der öffentlichen Verwaltung. Sie besteht nur aus einer XML-Datei, also aus strukturierten Daten ohne Layout. Ein Mensch kann sie ohne Hilfsmittel kaum lesen, ein Buchhaltungsprogramm dagegen sofort verarbeiten. Für Rechnungen an Bundesbehörden ist sie seit Jahren Pflicht. Wie du sie ohne Kosten erstellst, zeigen wir in XRechnung kostenlos erstellen.

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein ganz normales PDF, in das eine XML-Datei eingebettet ist. Der Kunde sieht also eine gewohnte Rechnung, sein Buchhaltungsprogramm liest gleichzeitig die Daten aus. Das macht ZUGFeRD im B2B-Alltag sehr beliebt, gerade bei Kunden, die noch keine E-Rechnungs-Software haben. ZUGFeRD ist technisch identisch mit dem französischen Format Factur-X.

ZUGFeRD gibt es in verschiedenen Profilen, die unterschiedlich viele Daten enthalten. Für die E-Rechnungspflicht reichen nicht alle:

• 🏢
  Rechnungen an Firmen: ZUGFeRD (Profil EN 16931). Dein Kunde kann die Rechnung ansehen und automatisch verarbeiten.
• 🏛️
  Rechnungen an Behörden: XRechnung — mit Leitweg-ID des Auftraggebers.
• 🤝
  Kunde wünscht ein bestimmtes Format: Liefere das gewünschte Format. Die meisten Programme können beides.
• 📥
  Beim Empfang: Du musst beide Formate annehmen können. Wie das geht: E-Rechnung empfangen & archivieren.

Alle Programme aus unserem E-Rechnung Software Vergleich erstellen sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD: Lexware Office, sevdesk, WISO MeinBüro, easybill und Papierkram (ab Tarif S). Bei sevdesk geht das sogar im Gratis-Tarif.

Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Stand Oktober 2026.