Praxis-Ratgeber — Stand Oktober 2026

E-Rechnung empfangen & archivieren So bleibst du GoBD-konform

Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Wir zeigen, was du wirklich brauchst, wie du XRechnungen kostenlos liest und wie du sie 8 Jahre richtig aufbewahrst.

📥 Pflicht seit 2025👁️ Kostenloser Viewer🗄️ 8 Jahre Aufbewahrung

Beim Thema E-Rechnung denken die meisten ans Schreiben. Dabei betrifft die erste Stufe der Pflicht alle Unternehmen schon heute: Seit dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen von Lieferanten annehmen können — auch als Kleinunternehmer. Und du musst sie richtig aufbewahren. Hier ist der Praxis-Leitfaden.

Was du zum Empfangen brauchst
  • 📧
    Ein E-Mail-Postfach — das reicht rechtlich aus. Ideal ist eine eigene Adresse nur für Rechnungen, z. B. rechnungen@deine-firma.de.
  • 👁️
    Einen Viewer — XRechnungen sind reine XML-Dateien und brauchen ein Programm zum Anzeigen. ZUGFeRD-Rechnungen öffnest du wie ein PDF.
  • 🗄️
    Ein Archiv — die Originaldatei muss unverändert und lesbar aufbewahrt werden.
💡 Kostenloser Viewer vom StaatDie Finanzverwaltung bietet über ELSTER einen kostenlosen E-Rechnungs-Viewer an. Damit machst du XRechnung- und ZUGFeRD-Daten lesbar, ohne Software zu kaufen. Auch die meisten Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme zeigen E-Rechnungen direkt an.
Darf ich eine E-Rechnung ablehnen?

Nein — im B2B-Bereich darfst du eine korrekte E-Rechnung nicht ablehnen und auf Papier bestehen. Umgekehrt gilt: Während der Übergangszeit darf dir ein Lieferant noch eine PDF- oder Papierrechnung schicken. Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist dabei nur mit deiner Zustimmung erlaubt.

So archivierst du E-Rechnungen richtig

Für die Aufbewahrung gelten die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung). Die wichtigsten Punkte:

  • 1️⃣
    Original aufbewahren — die XML-Datei bzw. das ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML. Ein Ausdruck oder ein neu gespeichertes PDF reicht nicht.
  • 2️⃣
    Unveränderbar speichern — Änderungen müssen ausgeschlossen oder nachvollziehbar sein.
  • 3️⃣
    Maschinell auswertbar halten — die Datei muss auch in Jahren noch lesbar sein, z. B. bei einer Betriebsprüfung.
  • 4️⃣
    Wiederfindbar ablegen — sinnvolle Dateinamen oder eine Ablage im Buchhaltungsprogramm.
  • 5️⃣
    Abläufe dokumentieren — wer Rechnungen ablegt, wie gesichert wird, wer Zugriff hat (Verfahrensdokumentation).
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV gilt für Buchungsbelege — und damit Rechnungen — eine Frist von 8 Jahren statt bisher 10. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres. Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare bleiben bei 10 Jahren, für Unternehmen unter BaFin-Aufsicht gilt eine Sonderregel.

⚠️ E-Mail-Postfach ist kein ArchivEin normales Postfach ist rechtlich als Empfangsweg okay, aber als Archiv riskant: Mails werden versehentlich gelöscht, Postfächer gewechselt, Anhänge sind schwer wiederzufinden. Speichere Rechnungen deshalb in einem Buchhaltungsprogramm oder einem eigenen Archiv.
Welche Software hilft beim Empfang?
SoftwareE-Rechnung empfangenAb
Lexware Office✅ alle Tarife, Daten werden ausgelesen7,90 €/Monat
WISO MeinBüro✅ alle Tarife (Belegarchiv)10,90 €/Monat
sevdesk⚠️ ab Tarif Buchhaltung22,90 €/Monat*
easybill✅ Bezahltarife9 €/Monat*
Papierkram✅ laut Anbieter alle Tarife0 €

Netto, Stand Oktober 2026, * bei jährlicher Zahlung (reguläre Preise ohne Aktionsrabatt). Ausführlich im E-Rechnung Software Vergleich.

🎯 FazitZum Empfangen reicht ein E-Mail-Postfach, zum Lesen der kostenlose Viewer der Finanzverwaltung. Entscheidend ist das Archiv: Originaldatei, unveränderbar, 8 Jahre. Wer ohnehin ein Buchhaltungsprogramm nutzt, sollte eines wählen, das E-Rechnungen direkt ausliest — das spart Abtippen. Kleinunternehmer finden ihre Sonderregeln in E-Rechnung für Kleinunternehmer.
FAQ — E-Rechnung empfangen
Reicht ein normales E-Mail-Postfach für den Empfang?
Ja, rechtlich reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang. Die Rechnungen müssen aber zusätzlich GoBD-konform und im Original archiviert werden.
Wie öffne ich eine XRechnung kostenlos?
Mit dem kostenlosen E-Rechnungs-Viewer der Finanzverwaltung über ELSTER oder in deinem Rechnungsprogramm. ZUGFeRD-Rechnungen öffnest du wie ein normales PDF.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen sind Buchungsbelege und müssen seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV 8 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres.
Reicht es, die E-Rechnung auszudrucken?
Nein. Maßgeblich ist die elektronische Originaldatei mit den strukturierten Daten. Ein Ausdruck ersetzt sie nicht.

Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Stand Oktober 2026.