Kleinunternehmer & E-Rechnung — Stand Oktober 2026

E-Rechnung für Kleinunternehmer Was du wirklich tun musst

Gute Nachricht: Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG musst du keine E-Rechnungen schreiben. Empfangen musst du sie aber trotzdem. Hier steht, was das konkret bedeutet — und wann du doch umstellen musst.

✅ Keine Ausstellungspflicht📥 Empfang Pflicht seit 2025💶 Grenzen 25.000 / 100.000 €

Die E-Rechnungspflicht sorgt bei vielen Selbstständigen für Unsicherheit. Gerade Kleinunternehmer fragen sich: Brauche ich jetzt teure Software? Die kurze Antwort: Nein. Die etwas längere Antwort liest du hier — inklusive der Situationen, in denen du doch handeln solltest.

Die Regeln für Kleinunternehmer auf einen Blick
  • ✅
    E-Rechnungen ausstellen: keine Pflicht. Du darfst weiter PDF- oder Papierrechnungen schreiben — dauerhaft, nicht nur bis 2028.
  • 📥
    E-Rechnungen empfangen: Pflicht seit 1. Januar 2025. Dafür reicht eine E-Mail-Adresse.
  • 🗄️
    E-Rechnungen aufbewahren: Die empfangene Datei (XML bzw. ZUGFeRD-PDF) musst du im Original aufbewahren.
  • 🧾
    Hinweis auf der Rechnung: Weiterhin Pflicht, z. B. „Umsatzsteuerbefreit als Kleinunternehmer nach § 19 UStG“.
Wer ist 2026 Kleinunternehmer?

Seit 2025 gelten neue Grenzen für die Kleinunternehmerregelung:

  • 📅
    Vorjahr: höchstens 25.000 € Umsatz (netto)
  • 📈
    Laufendes Jahr: höchstens 100.000 € Umsatz (netto)
🚨 Neu seit 2025: sofortiger WechselÜberschreitest du im laufenden Jahr die 100.000 €, endet die Kleinunternehmerregelung sofort — schon für den Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest. Ab dann gelten für dich die normalen Regeln, also auch die E-Rechnungspflicht für B2B-Rechnungen (mit den Übergangsfristen bis Ende 2027).
So empfängst du E-Rechnungen als Kleinunternehmer

Du brauchst dafür keine spezielle Software. Es reicht:

  • 1️⃣
    Eine E-Mail-Adresse, die du Lieferanten für Rechnungen nennst.
  • 2️⃣
    Einen Viewer zum Lesen von XRechnungen — z. B. den kostenlosen E-Rechnungs-Viewer der Finanzverwaltung über ELSTER. ZUGFeRD-Rechnungen öffnest du wie ein normales PDF.
  • 3️⃣
    Eine Ablage, in der die Originaldateien unverändert gespeichert bleiben — 8 Jahre lang.

Alle Details zu Viewer und Archiv erklären wir in E-Rechnung empfangen & archivieren.

Lohnt sich E-Rechnung trotzdem für Kleinunternehmer?

Manchmal ja. Große Kunden und Behörden verlangen oft trotzdem eine E-Rechnung, weil sie ihre Eingangsrechnungen automatisch verarbeiten. Dann ist es ein Vorteil, wenn du sie liefern kannst — und das geht sogar kostenlos:

LösungKostenGrenzePasst für
sevdesk Free0 €3 E-Rechnungen / MonatWenige Rechnungen
easybill Free0 €50 Belege, 3 KontakteWenige feste Kunden
WISO MeinBüro10,90 €/Monatbis 25.000 € UmsatzKleinunternehmer mit Wachstum

Mehr Gratis-Wege zeigen wir in XRechnung kostenlos erstellen, alle Programme im E-Rechnung Software Vergleich.

🎯 FazitAls Kleinunternehmer musst du keine E-Rechnungen schreiben, aber welche empfangen und im Original aufbewahren können. Dafür reichen eine E-Mail-Adresse, ein kostenloser Viewer und eine saubere Ablage. Behalte die 100.000-€-Grenze im Blick — wer sie überschreitet, fällt sofort aus der Regelung.
FAQ — E-Rechnung Kleinunternehmer
Müssen Kleinunternehmer ab 2028 E-Rechnungen schreiben?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Pflicht zum Ausstellen befreit, nicht nur bis 2028. Sie dürfen aber freiwillig E-Rechnungen verschicken.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja, seit dem 1. Januar 2025. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach. Die empfangenen Dateien müssen im Original aufbewahrt werden.
Wie öffne ich eine XRechnung als Kleinunternehmer?
Mit dem kostenlosen E-Rechnungs-Viewer der Finanzverwaltung über ELSTER oder mit einem Rechnungsprogramm. ZUGFeRD-Rechnungen kannst du wie ein normales PDF öffnen.
Was passiert, wenn ich mehr als 100.000 € Umsatz mache?
Die Kleinunternehmerregelung endet sofort mit dem Umsatz, der die Grenze überschreitet. Ab dann musst du Umsatzsteuer ausweisen und fällst unter die normale E-Rechnungspflicht mit ihren Übergangsfristen.

Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Stand Oktober 2026.