Notion ist eigentlich kein klassisches CRM — aber für viele Freelancer funktioniert es besser als jedes dedizierte CRM-Tool. Der Grund: Freelancer haben nicht nur Kundendaten, sondern auch Projektnotizen, Meeting-Protokolle, Angebotsvorlagen und Ideen — und all das lässt sich in Notion an einem Ort verwalten. Über eine der hunderten kostenlosen Notion-CRM-Templates hat man in 30 Minuten ein vollständig funktionsfähiges CRM eingerichtet, das genau auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Die Datenbank-Funktion von Notion ist das Herzstück des Freelancer-CRMs: Kunden, Projekte und Angebote als verknüpfte Datenbanken — man klickt auf einen Kunden und sieht sofort alle laufenden Projekte, vergangene Gespräche, offene Angebote und Notizen. Das geht kein klassisches CRM so nahtlos. Der AI-Assistent (in allen Plänen verfügbar) fasst Meetings zusammen, schreibt E-Mail-Entwürfe und hilft bei der Angebotserstellung — direkt im Tool.

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  Verknüpfte Datenbanken — Kunden, Projekte, Angebote und Notizen miteinander verbinden — ein Klick auf den Kunden zeigt alles
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  Hunderte kostenlose CRM-Templates — sofort startklar mit fertigen Vorlagen für Freelancer, Agenturen und Coaches
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  Notion AI — Meeting-Protokolle zusammenfassen, Angebots-E-Mails schreiben, Aufgaben extrahieren — direkt im Workspace
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  Alles in einem — CRM + Projektmanagement + Notizen + Wissensdatenbank + Kalender in einer einzigen App
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  Kostenlos für Solo-Freelancer — der Free-Plan reicht für eine Person vollständig aus, unlimitierte Seiten und Datenbanken
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  Web, Desktop & Mobile — auf allen Geräten verfügbar, Offline-Modus für unterwegs

➜ Notion — kostenlos starten

Pipedrive wurde von Vertrieblern für Vertriebler gebaut — und das merkt man sofort. Die visuelle Pipeline ist die intuitivste im gesamten Test: Kundenanfragen als Karten, die man per Drag & Drop von “Erstkontakt” über “Angebot versendet” bis “Auftrag gewonnen” schiebt. Kein anderes CRM macht diesen Ablauf so natürlich und klar. Für Freelancer mit einem aktiven Akquise-Prozess und mehreren gleichzeitigen Anfragen ist Pipedrive die beste Wahl.

Als estnisches EU-Unternehmen fällt Pipedrive nicht unter den US Cloud Act — alle Daten bleiben in der EU, ein AVV ist auf Anfrage verfügbar, und es gibt keinen Dokumentationsaufwand mit SCCs. Das macht Pipedrive zur DSGVO-freundlichsten der kommerziellen CRM-Lösungen in diesem Vergleich. Der Preis von 14 €/Monat ist für einen Freelancer vertretbar, besonders wenn man regelmäßig mehrere Kundenanfragen gleichzeitig managed.

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  Beste Pipeline-Visualisierung — intuitivstes Drag & Drop-Kanban aller getesteten CRMs, sofort verständlich ohne Einarbeitung
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  EU-Anbieter Estland — kein US Cloud Act, DSGVO-konform ohne Extraaufwand, AVV auf Anfrage verfügbar
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  E-Mail-Sync — Gmail und Outlook direkt verbinden, alle E-Mails automatisch dem richtigen Kontakt zugeordnet
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  KI-Assistent — automatische Zusammenfassungen, nächste Schritte vorschlagen, Umsatzprognosen erstellen
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  Beste Mobile-App im Test — vollständige CRM-Funktionen unterwegs, auch für schnelle Updates zwischen Kundenterminen
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  Automatische Erinnerungen — Follow-up-Datum setzen und automatisch erinnert werden, bevor ein Deal einschläft

➜ Pipedrive — 14 Tage kostenlos testen

CentralStationCRM ist das einzige 100% deutsche CRM im Vergleich — entwickelt und gehostet in Köln, kein US Cloud Act, kein Drittstaaten-Transfer, AVV nach Art. 28 DSGVO standardmäßig enthalten. Für Freelancer, die mit sensiblen Kundendaten arbeiten — Anwälte, Steuerberater, Coaches, Berater — ist CentralStationCRM die rechtssicherste und stressfreieste Wahl. Der kostenlose Plan für bis zu 3 Nutzer und 200 Kontakte reicht für die meisten Solo-Freelancer vollständig aus.

Die Stärke von CentralStationCRM liegt in der radikalen Einfachheit: Das Tool tut genau das, was ein Freelancer braucht — Kontakte verwalten, Notizen machen, Aufgaben anlegen, Wiedervorlagen setzen — und nichts mehr. Keine überladenen Features, keine endlose Konfiguration, kein unnötiger Lernaufwand. In 20 Minuten ist es eingerichtet und einsatzbereit.

➜ CentralStationCRM — kostenlos starten

sevDesk ist keine reine CRM-Lösung — es ist eine vollständige Buchhaltungs- und Geschäftsverwaltungssoftware, die auch CRM-Funktionen bietet. Für Freelancer, die eine einzige App für Kundenverwaltung, Angebote, Rechnungen, Belege und die Kommunikation mit dem Steuerberater (DATEV-Export) suchen, ist sevDesk die ideale Lösung. Man muss nicht zwischen CRM und Buchhaltungssoftware hin- und herwechseln — alles ist an einem Ort.

➜ sevDesk — 14 Tage kostenlos testen