Zeiterfassungssoftware
Für Unternehmen 2026
Seit dem BAG-Urteil 2022 und der EU-Arbeitszeitrichtlinie sind Unternehmen in Deutschland zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet. Wir vergleichen die 7 besten Zeiterfassungslösungen — für KMU, Remote-Teams und Konzerne.
🇩🇪 DSGVO-konform
📱 Web + App + Terminal
💶 Ab 0 € möglich
🔗 Lohnbuchhaltung-Integration
Das Bundesarbeitsgericht-Urteil vom September 2022 hat es bestätigt: Arbeitgeber in Deutschland sind verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen — unabhängig von Unternehmensgröße. Die EU-Arbeitszeitrichtlinie (EuGH C-55/18) verschärft dies weiter. Wer heute noch keine Zeiterfassungssoftware nutzt, riskiert Bußgelder und Nachzahlungsklagen. Wir zeigen die 7 besten Lösungen für Unternehmen jeder Größe.
Seit dem BAG-Urteil (1 ABR 22/21) vom 13. September 2022 sind alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der Arbeitszeit einzurichten. Das geplante Arbeitszeitgesetz (ArbZG-Reform) sieht Bußgelder bis zu 30.000 € pro Verstoß vor. Stempeluhren und Excel-Listen gelten nicht als ausreichend revisionssicher — eine dedizierte Software ist empfohlen.
Note 1,1 — Testsieger
Note 1,2 — Bestes KMU-Tool
Note 1,3 — Bestes Projektzeiterfassung
Einfachste Bedienung
| Software | Preis ab | BAG-konform | DSGVO / Server | Projektzeiterfassung | Lohnbuchhaltung | Terminal / Stempel |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Personio 🏆 | auf Anfrage | ✅ Ja | 🇩🇪 München | ✅ Ja | ✅ DATEV, Lexware | ✅ App + Web |
| Clockodo | ab 5,50 €/Nutzer | ✅ Ja | 🇩🇪 Leer | ✅ Ja | ✅ DATEV, sevDesk | ✅ App + Kiosk |
| ZEP | ab 9,00 €/Nutzer | ✅ Ja | 🇩🇪 Stuttgart | ✅ Fokus Projekte | ✅ DATEV, SAP | ✅ App + Terminal |
| Toggl Track | ab 0 € (Free) | ⚠️ Eingeschränkt | 🇺🇸 USA / EU opt-in | ✅ Ja | ⚠️ Via Export | ⚠️ Nur App |
| Papershift | ab 3,00 €/Nutzer | ✅ Ja | 🇩🇪 Karlsruhe | ⚠️ Basis | ✅ DATEV | ✅ Terminal + App |
| Factorial HR | ab 5,00 €/Nutzer | ✅ Ja | 🇪🇸 Spanien — EU | ⚠️ Basis | ✅ Export | ✅ App + Kiosk |
| Harvest | ab 12 $ / Nutzer | ⚠️ Eingeschränkt | 🇺🇸 USA | ✅ Fokus Abrechnung | ⚠️ Via Export | ✗ Nein |
Personio
Personio ist Deutschlands führende HR-Software für KMU — und integriert Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Lohnbuchhaltung und Recruiting in einer einzigen Plattform. Für Unternehmen ab 10 Mitarbeitern, die ihre gesamte HR-Administration digitalisieren wollen, ist Personio die umfassendste Lösung im Vergleich. Alle Daten werden auf deutschen Servern gespeichert, der AVV ist standardmäßig enthalten.
Die Zeiterfassung in Personio erfüllt alle Anforderungen des BAG-Urteils von 2022: objektiv, verlässlich, zugänglich. Mitarbeiter stempeln per Web, App oder Terminal ein und aus — Überstunden, Pausen und Abwesenheiten werden automatisch berechnet. Der direkte DATEV-Export spart Steuerberater-Stunden bei der monatlichen Lohnabrechnung.
- 🖥️
Zentrale HR-Plattform — Zeiterfassung, Urlaub, Krankmeldungen, Onboarding, Recruiting in einem System
- ⚖️
BAG-Urteil & ArbZG-konform — revisionssichere Zeiterfassung, Exportfunktion für Betriebsprüfungen
- 🔗
DATEV-Direktintegration — automatischer Export für Steuerberater, keine manuelle Übertragung
- 📱
Mobile App + Web + Kiosk — Stempeluhr per Smartphone, Browser oder stationärem Terminal
- 🇩🇪
Deutschen Server + DSGVO-AVV — alle Mitarbeiterdaten in Deutschland, kein Drittstaaten-Transfer
- 📊
Automatische Auswertungen — Überstundenkonten, Urlaubssalden, Arbeitszeit-Reports auf Knopfdruck
Stärken
- Vollständige HR-Suite in einem Tool
- DATEV-Direktintegration
- Deutsche Server + DSGVO
- BAG-Urteil konform
- Starkes Onboarding + Support
- Ideal für 10–500 Mitarbeiter
Schwächen
- Preis nur auf Anfrage (nicht transparent)
- Zu umfangreich für Kleinstunternehmen
- Einarbeitungszeit durch viele Features
Clockodo
Clockodo ist die meistempfohlene reine Zeiterfassungslösung für KMU in Deutschland — entwickelt und gehostet in Leer (Ostfriesland), vollständig DSGVO-konform, keine Daten verlassen Deutschland. Clockodo kombiniert Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung und Kundenabrechnung in einem übersichtlichen Tool, das in weniger als 30 Minuten eingerichtet ist.
Besonders stark: Die Kiosk-Funktion ermöglicht klassisches Einstempeln per Tablet im Büro, Lager oder auf der Baustelle — ideal für Unternehmen mit Schichtbetrieb oder Mitarbeitern ohne eigenes Smartphone. Die Integration mit DATEV, sevDesk und lexoffice macht die monatliche Lohnabrechnung zum Einzeiler.
- ⏱️
Einfachste Zeiterfassung im Test — Start/Stopp per Klick, automatische Pausenerkennung, BAG-konform
- 📋
Projektzeiterfassung — Zeit auf Projekte und Kunden buchen, automatische Auswertungen für Rechnungsstellung
- 🖥️
Kiosk-Modus — Einstempelstation per Tablet für Büro, Werkstatt oder Lager
- 🔗
DATEV, sevDesk, lexoffice — direkter Export für Steuerberater und Buchhaltung
- 📊
Überstundenkonten + Urlaubsverwaltung — automatische Berechnung, Genehmigungsworkflow
- 🇩🇪
100% Deutschland — Entwicklung, Hosting und Support in Leer (Ostfriesland)
Stärken
- 100% deutsches Unternehmen + Server DE
- Einfachste Einrichtung im Test (30 Min.)
- Kiosk-Funktion für Stempel-Terminals
- DATEV + sevDesk + lexoffice
- Faire, transparente Preise
- Exzellenter deutschsprachiger Support
Schwächen
- Kein vollständiges HR-Modul (nur Zeit)
- Kein eigenes Lohnbuchhaltungsmodul
- Weniger Funktionen als Personio
ZEP — Zeit · Erfassung · Projekte
ZEP (Zeit · Erfassung · Projekte) ist die stärkste Lösung für Unternehmen, bei denen Projektzeiterfassung und Kundenabrechnung im Mittelpunkt stehen — Agenturen, IT-Dienstleister, Ingenieurbüros, Unternehmensberater. ZEP erfasst nicht nur Arbeitszeiten, sondern bucht diese direkt auf Projekte und Kunden, berechnet automatisch die Abrechenbarkeit und erstellt projektbasierte Rechnungen.
Stärken
- Stärkste Projektzeit-Abrechnung
- Deutsches Unternehmen + Server DE
- DATEV + SAP-Integration
- Projektcontrolling in Echtzeit
- Reisekostenabrechnung integriert
- Bewährt seit 2000
Schwächen
- Komplex — Einarbeitungszeit nötig
- Teurer als reine Zeiterfassungstools
- Interface weniger modern
Toggl Track
Toggl Track ist das benutzerfreundlichste Zeiterfassungstool im Vergleich — kostenlos für bis zu 5 Nutzer und in wenigen Minuten startklar. Für Freelancer, Soloselbstständige und kleine Teams ohne komplexe Anforderungen ist Toggl Track die schnellste Lösung. Die Browser-Extension trackt Zeiten direkt in Tools wie Jira, Asana, GitHub oder Google Docs.
Stärken
- Kostenlos bis 5 Nutzer
- Einfachste Einrichtung (5 Minuten)
- Browser-Extension für alle Tools
- EU-Unternehmen (Estland)
- Hervorragende Mobile-App
Schwächen
- Kein klassisches Einstempel-Terminal
- Eingeschränkte BAG-Konformität im Free-Plan
- Keine DATEV-Direktintegration
Papershift
Papershift ist die stärkste Lösung für Unternehmen mit Schichtbetrieb und wechselnden Dienstplänen — Gastronomie, Einzelhandel, Gesundheitswesen, Logistik. Die automatische Schichtplanung und die Zeiterfassung per Terminal-App (Tablet als Stempeluhr) machen Papershift zur vollständigen Lösung für Branchen mit variablen Arbeitszeiten.
Stärken
- Beste Schichtplanung im Vergleich
- Deutsches Unternehmen + Server DE
- Terminal-App für Tablet-Stempeluhr
- Ideal für Gastronomie + Handel
- Günstig ab 3 €/Nutzer
Schwächen
- Eingeschränkte Projektzeit-Funktion
- Weniger Lohnbuchhaltungs-Integrationen
- Support teilweise langsam
Factorial HR
Factorial ist eine günstige europäische Alternative zu Personio — vollständige HR-Suite mit Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Onboarding und Gehaltsabrechnung ab 5 €/Nutzer/Monat. Als spanisches EU-Unternehmen ist Factorial DSGVO-konform. Für wachsende KMU, die Personio zu teuer finden, ist Factorial eine solide Alternative.
Stärken
- Günstige vollständige HR-Suite
- EU-Anbieter (Spanien, DSGVO)
- Schnelles Setup
- App + Kiosk-Stempel
Schwächen
- Kein deutschsprachiger Direktsupport
- Keine DATEV-Direktintegration
- Weniger ausgereift als Personio
Harvest
Harvest ist die stärkste Lösung für Agenturen und Freelancer, die Zeit direkt in Rechnungen umwandeln wollen: Zeit erfassen → Rechnung erstellen → Stripe/PayPal-Zahlung empfangen, alles in einem Tool. Für die BAG-konforme Arbeitszeiterfassung im deutschen Unternehmenseinsatz ist Harvest eingeschränkt geeignet — kein Terminal, kein DATEV-Export, US-Server.
Stärken
- Zeit → Rechnung in einem Klick
- Stripe + PayPal-Integration
- Projektbudget-Tracking
- Gute API für Entwickler
Schwächen
- US-Anbieter — DSGVO-Aufwand
- Kein Terminal / Kiosk-Stempel
- Keine DATEV-Integration
- Eingeschränkte BAG-Konformität
Für die meisten deutschen KMU (10–100 Mitarbeiter) ohne eigene HR-Abteilung ist Clockodo die optimale Wahl: 100% deutsches Unternehmen, einfachste Einrichtung in 30 Minuten, DATEV-Integration, faire Preise ab 5,50 €/Nutzer. Wer eine vollständige HR-Suite sucht, wählt Personio. Für Projektzeit-Abrechnung empfehlen wir ZEP. Freelancer und Teams bis 5 Personen starten kostenlos mit Toggl Track.
Jetzt BAG-konform erfassen — Kostenlos testen
Alle deutschen Anbieter bieten kostenlose Testzeiträume — in 30 Minuten eingerichtet.
